西武ホールディングス内部統制基本方針
1.目的
この基本方針は、当社を含む西武グループ(以下「西武グループ」という。)が、グループビジョンの精神に基づき持続的成長の可能な経営基盤を構築するため、西武グループにおける業務運営の適正性・適法性を確保する内部統制システムの整備について定めることを目的とする。
西武グループは、以下の各項目に定める方針に基づき速やかに具体策を実行し、かつその実行状況についての検証を行い不断の改善を図る。
2.西武グループの取締役および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制
(1)西武グループが社会の一員として責任を果たし信頼されるグループとなるために、西武グループの全ての取締役および使用人が常に心がけるべき基本的なルールとして、「西武グループ企業倫理規範」を遵守する。さらに「西武グループ企業倫理規範」を職務の執行において実践するために行動指針を定めるとともに、取締役および使用人に対するコンプライアンス・マニュアルの配付、研修の実施等により意識の浸透・定着を図る。
(2)当社は、「西武グループコンプライアンス体制基本規程」に基づき、社長を委員長とする「西武グループ企業倫理委員会」を設置し、西武グループにおけるコンプライアンス体制を整備し、その運営を検証する。コンプライアンス担当部署として専任の部長およびスタッフにより構成される「コンプライアンス部」を設置する。また、「企業倫理ホットライン」「セクハラ・人間関係ホットライン」を当社の社内・社外に設置し、西武グループのコンプライアンスに関する問題の早期発見と解決を図る。
(3)西武グループは、反社会的勢力との関係を断絶することを宣言する。また、反社会的勢力への対応に関する基本原則等を定めた「西武グループ反社会的勢力対応基本規程」に基づき、反社会的勢力に対して警察や弁護士等と連携し、毅然とした姿勢で組織的に対応する。
(4)西武グループは、法令および定款に適合した社内規程を整備し、取締役および使用人は、各種規程に基づいた職務の執行を行う。
(5)西武グループは、職務の執行にあたっての法令遵守体制の確立、各種法改正への対応等の強化を図るため、法務関連部署の充実を図る。
(6)西武グループは、「西武グループ財務報告に係る内部統制基本規程」に基づき、財務報告に係る内部統制を適切に整備・運用および評価し、財務報告の信頼性を確保する。
(7)当社は、内部監査を行う部署として業務執行部門から独立した「監査・内部統制部」を設置し、西武グループにおける業務運営の適正性および法令・社内規程等の遵守状況についてモニタリングを行う。
3.取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制
(1)当社は、「西武グループ情報管理規程」に基づき、情報管理の責任部署および管理体制を明確にし、情報資産全般の保護、管理、利用を適正に行う。
(2)当社の取締役会、経営会議の議事録等職務の執行に係る全ての文書(電磁的媒体に記録されたものを含む)は、「文書規程」に定める方法に基づき、整理、保管、保存または廃棄される。当社の取締役および監査役は、保管、保存されたこれら全ての文書等を閲覧できる。
(3)当社は、「西武グループ情報システムセキュリティ規程」に基づき、情報システムにおける情報資産の保護、管理、利用の適正性を確保する。
4.西武グループの損失の危険のマネジメントに関する規程その他の体制
(1)当社は、リスクマネジメントの統括部署を設置するとともに、西武グループにおけるリスクマネジメントの基本的な考え方・マネジメント体制を定めた「西武グループリスクマネジメント基本方針」および「西武グループリスクマネジメント規程」に基づき、リスクの把握および事前対応を行うとともに、リスクが顕在化した場合に迅速な対策を講じることができる体制を構築する。
(2)当社の監査・内部統制部は、リスクマネジメント体制の有効性および効率性についてモニタリングを行う。モニタリングにより得たリスク情報については、リスクマネジメントの統括部署と情報の共有化を図る。
5.西武グループの取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
(1)当社は、経営上の重要事項を審議するため、取締役会を原則月に1回以上開催する。また、執行役員等により構成される経営会議を設置し、業務執行上の重要案件について十分な審議を行う。
(2) 西武グループのグループビジョンを西武グループの取締役および使用人の間で共有し、グループビジョンの実現を念頭に策定される経営計画に基づき、西武グループの取締役および執行部門は計画の目標達成のため活動する。当社の取締役会は、執行部門に定期的に業績報告を求め、計画の進捗状況を確認する。
(3)西武グループ各社は、業務の執行を組織的かつ効率的に行うために「職制」「業務分掌」「職務権限規程」を定める。
(4)当社の監査・内部統制部は、業務執行の効率性についてモニタリングを行う。
6.株式会社ならびにその親会社および子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
(1)西武グループはグループビジョンをグループ全体で共有し、その実現に向けグループ一体で事業活動を行う。また、西武グループ各社は、「西武グループ企業倫理規範」を遵守し、社会の一員としての責任を果たす。
(2)西武グループは「西武グループ関係会社管理規程」に基づき、西武グループ各社の意思決定および業務執行の適正性および効率性を確保する。また、子会社における業務執行のうち重要なものについては、「西武グループ関係会社管理規程」に定める業務処理区分に基づき、当社へ付議または報告をする。
(3)当社のコンプライアンス部および監査・内部統制部は、随時グループ各社の担当部署と連携の上、各社のコンプライアンス、内部監査について協力、指導、支援を行うとともに、リスク情報を集約し、対策を共有できる体制を構築する。
(4)西武グループは「西武グループIT基本方針」および「西武グループ情報システム管理運営規程」、「西武グループ情報システムセキュリティ規程」に基づき、業務における積極的なIT利活用による効率化と、情報システムの管理運営の適正性を確保する。
7.監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項
(1)監査役の職務を補助すべき部署として専任の室長およびスタッフで構成される監査役室を設置する。その人選にあたっては、監査役の意見を十分考慮して決定する。
8.監査役の職務を補助すべき使用人の取締役からの独立性および当該使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項
(1)監査役室のスタッフは、監査役の指揮命令系統の下、職務執行にあたる。
(2)監査役室のスタッフの人事異動・人事評価等については、監査役の同意を得た上で決定する。
9.取締役、使用人および子会社の取締役、監査役、使用人等が監査役に報告するための体制
(1)当社の取締役、使用人および子会社の取締役、監査役、使用人、またはこれらの者から報告を受けた者は、監査役に対して必要な報告および情報提供を行う。
(2)前項の報告および情報提供として主なものは、以下のとおりとする。
- 内部統制システムの整備に関する事項
- 内部監査、コンプライアンスおよびリスクマネジメントに関する事項
- 重要な訴訟・係争事項
- 西武グループ各社の内部監査部門の活動状況
- 企業情報の開示に関する事項
- 経営会議議事録、稟議書等業務執行に関する重要な文書類の回付
- その他、監査役が報告および情報提供を要請した事項
(3)当社の取締役、使用人および子会社の取締役、監査役、使用人、またはこれらの者から報告を受けた者に対し、監査役に報告したことを理由とした不利益な取り扱いを行わない。
10.その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
(1)監査役は、経営会議をはじめとする重要な会議に出席し、意見を述べることができる。
(2)監査役は、効率的かつ実効的な監査のため、コンプライアンス部、監査・内部統制部、西武グループ各社の代表取締役および監査役等に協力を求めることができる。
(3)監査役は、必要に応じて外部の専門家(弁護士・公認会計士・税理士等)に助言を求めることができる。
(4)監査役の職務執行上必要な費用は当社が負担する。また、監査費用の支出にあたっては、監査役はその効率性および適正性に留意する。
(5)代表取締役は、監査役との会合を定期的に持ち、監査上の重要事項等について意見交換を行う。