内部統制基本方針

西武ホールディングス内部統制基本方針(概略)

1.目的

西武グループが、グループビジョンの精神に基づき持続的成長の可能な経営基盤を構築するため、グループの業務運営の適正性・適法性を確保する内部統制システムを整備する。

2.取締役および使用人の職務の執行が法令および定款に適合するための体制

  • 「西武グループ企業倫理規範」とその行動指針を定めるとともに、各種研修等により意識の浸透・定着を図る。
  • 「西武グループコンプライアンス体制基本規程」に基づき「西武グループ企業倫理委員会」を設置し、グループにおけるコンプライアンス体制を整備する。「コンプライアンス部」「企業倫理ホットライン」「セクハラ・人間関係ホットライン」を設置し、グループのコンプライアンスに関する問題の早期発見と解決を図る。
  • 反社会的勢力との関係を断絶することを宣言し、反社会的勢力への対応に関する基本原則等を定めた「西武グループ反社会的勢力対応基本規程」に基づき、毅然とした姿勢で組織的に対応する。
  • 法令および定款に適合した社内規程を整備し、役職員は各種規程に基づいた職務の執行を行う。
  • 法令遵守体制の確立、各種法改正への対応等の強化を図るため、法務関連部署の充実を図る。
  • 財務報告に係る内部統制システムを整備・運用し、財務報告の信頼性を確保する。
  • 「監査・内部統制部」を設置し、グループの業務運営の適正性および法令・社内規程等の遵守状況についてモニタリングを行う。

3.取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制

  • 「西武グループ情報管理規程」に基づき、情報管理の管理体制を明確にし、情報資産の保護、管理、利用を適正に行う。
  • 全ての文書は、「文書規程」に基づき整理、保管、保存、廃棄され、取締役・監査役は、全ての文書等を閲覧できる。
  • 「西武グループ情報システムセキュリティ規程」に基づき、情報システムにおける情報資産の保護、管理、利用の適正性を確保する。

4.損失の危険の管理に関する規程その他の体制

  • リスク管理の統括部署を設置し、「西武グループリスク管理規程」に基づき、リスクの把握・事前対応を行うとともに、リスクが顕在化した場合に迅速な対策を講じることができる体制を構築する。

5.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

  • 経営上の重要事項審議のため、取締役会を原則月に1回以上開催。経営会議を設置し、業務執行上の重要案件について十分審議を行う。
  • 取締役会は、執行部門に定期的に業績報告を求め、計画の進捗状況を確認する。
  • グループ各社は、業務の執行を組織的かつ効率的に行うため「職制」「業務分掌」「職務権限規程」を定める。

6.株式会社ならびにその親会社および子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制

  • グループビジョンをグループ全体で共有し、その実現に向けグループ一体で事業活動を行う。また、「西武グループ企業倫理規範」を遵守し、社会の一員としての責任を果たす。
  • 当社は「西武グループ関係会社管理規程」を制定し、グループ各社の意思決定および業務執行の適正性および効率性を確保する。
  • 「西武グループIT 基本方針」等に基づき、グループとしてIT 利活用による効率化と、情報システムの管理運営の適正性を確保する。

7.監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する体制

  • 監査役室を設置する。人選にあたっては、監査役の意見を考慮して決定する。

8.監査役の職務を補助すべき使用人の取締役からの独立性に関する事項

  • 監査役室スタッフは、監査役の指揮命令系統の下で職務執行にあたり、人事異動等については、監査役の同意を得る。

9.取締役および使用人が監査役に報告するための体制その他の監査役への報告に関する体制

  • 役職員は、監査役に対して必要な報告・情報提供を行う。その主なものは以下の通り。
    1. 内部統制システムの整備に関する事項
    2. 内部監査、コンプライアンスおよびリスク管理に関する事項
    3. 重要な訴訟・係争事項
    4. 企業情報の開示に関する事項

10.その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

  • 監査役は、経営会議など重要な会議に出席し、意見を述べることができる。
  • 監査役は、コンプライアンス部、監査部、グループ各社の代表取締役・監査役等に協力を求めることができる。
  • 監査役は、必要に応じ外部専門家(弁護士・公認会計士・税理士等)に助言を求めることができる。
  • 代表取締役は、監査役との会合を定期的に持ち、監査上の重要事項等について意見交換を行う。
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